Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Singen

Zur virtuellen, gesicherten Poststelle der Stadt Singen


Herzlich willkommen beim sicheren Kommunikationsweg zu Ihrer Stadtverwaltung! 

Da heutzutage immer mehr Menschen den elektronischen Weg zur Kontaktaufnahme mit der Verwaltung nutzen, ist auch auf diesem Weg dem Schutz von personenbezogenen und vertraulichen Daten Rechnung zu tragen. Eine normale E-Mail unterliegt keinerlei Schutz und kann im Netz jederzeit eingesehen, verändert und abgefangen werden.

Mit der virtuellen Poststelle eröffnet Ihnen die Stadt die Möglichkeit zur sicheren und rechtsverbindlichen Kommunikation übers Netz gem. § 3a Landesverwaltungs-verfahrensgesetz (LVwVfG).  Nachrichten und Dokumente können so verschlüsselt an die Stadtverwaltung geschickt und von ihr auch wieder verschlüsselt beantwortet werden. 

Bitte beachten Sie aber, dass bei Anträgen, die nur durch eine persönliche Unterschrift Gültigkeit erlangen, zusätzlich die Verwendung einer qualifizierten, digitalen Signatur erforderlich ist, damit der Antrag auch rechtsverbindlich wird.

Sie können die VPS über den Link benutzen und eine einmalige Mail an uns senden oder Sie können sich über die VPS-Webkomponente registrieren lassen. Dabei werden dann Ihre Daten und Dokumente abgespeichert. Bei weiteren Anliegen an die Stadt müssen Sie dann nur noch Ihre E-Mail Adresse und Ihr Passwort nennen, um mit uns in Kontakt zu treten. Ihre private Mail-Adresse wird dann lediglich noch dafür genutzt, um Ihnen einen Benachrichtigung über den Eingang einer Antwort der Stadtverwaltung zu senden. Die Antwort selber wird auf Ihrem gesicherten Postfach der VPS hinterlegt.

Lediglich eine Registrierung über die Webkomponente ermöglicht es uns allerdings Ihnen auch mittels geschütztem Datentransfer zu antworten. Geben Sie uns bei einer einmaligen Nachricht als Antwortmöglichkeit nur Ihre E-Mail Adresse an, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Antwort wieder im ungeschützten Raum erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen gewisse personenbezogene und geschützte Daten mittels normaler Mail nicht mitgeteilt werden dürfen. Sollten Sie sich nicht registrieren lassen wollen, müssten Sie uns daher für die Antwort eine postalische Anschrift nennen.

Bei jeder Anfrage, Antrag etc. die Sie per VPS an uns senden, vergibt das System automatisch eine Vorgangsnummer. Diese Vorgangsnummer, bestehend aus 20 Ziffern ist kein Aktenzeichen der Stadtverwaltung. Sie wird lediglich bei der Verwendung der virtuellen Poststelle vergeben. Geben Sie daher bitte bei allen Rückantworten oder weiteren Nachfragen zusätzlich auch das Aktenzeichen an, das Ihnen vom Sachbearbeiter mitgeteilt wurde.



Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Erklärung zur Zugangseröffnung nach Art. 3a
Landesverwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg 

  1. Für elektronische Dokumente an Behörden, die verschlüsselt oder signiert sind oder sonstige besondere technische Merkmale aufweisen, ist kein Zugang im Sinne Art. 3a Verwaltungsverfahrensgesetz eröffnet.

  2. Die Stadt Singen nimmt Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen: 

    • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
    • Rich Text Format (*.rtf)
    • Word für Windows Version 6 (*.doc)
    • Word für Windows Version 97 (*.doc)
    • Word für Windows Version 2000 (*.doc)
    • Portable Data File Version 1.3 (*.pdf)
    • Joint Photographic Expert Group (*.jpg, *.jpeg)
    • Graphics Interchange Format (*.gif)
    • Tag Image File Format (*.tif)
    • Bitmap Pictures (*.bmp)

  3. Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

  4. E-Mails werden nur bis zu einer Größe von 12 Megabyte (incl. Anhänge) angenommen.

  5. Dateien in unter Punkt 3 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Singen nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

  6. Die Stadt Singen verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Ebenfalls abgewiesen werden E-Mails, die ausführbare Programme enthalten.

  7. Die Stadt Singen bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.

Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadt Singen davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen

Zur virtuellen, gesicherten Poststelle der Stadt Singen